Это типовой сценарий решения, а не описание выполненного клиентского проекта. Состав автоматизации и результат зависят от правил компании.
Исходная ситуация
Договоры и коммерческие предложения согласуются в почте и мессенджерах. Сотрудники ищут последнюю версию, повторно уточняют статус, а руководитель узнает о задержке слишком поздно.
Возможный маршрут
Для каждого типа документа задается последовательность согласующих, срок и допустимые решения. Ответственный получает уведомление и работает с определенной версией файла.
После решения документ переходит на следующий этап или возвращается автору с комментарием. История действий, версии и текущий статус сохраняются в одном месте.
Что становится измеримым
Команда видит, у кого находится документ и когда требуется ответ. Руководитель может контролировать длительность этапов и повторяющиеся причины возврата без ручного опроса участников.
Перед автоматизацией нужно определить типы документов, роли, последовательность согласования, правила замещения и место хранения файлов.