Автоматизацию лучше начинать не с выбора сервиса, а с поиска повторяющейся боли. Хороший кандидат на первый проект имеет три признака: действие повторяется часто, в нем участвуют несколько людей, ошибка стоит денег или времени.
Опишите процесс как он есть
Сначала выпишите процесс как последовательность действий. Кто принимает информацию? Где она хранится? Кто принимает решение? Что происходит, если человек забыл выполнить шаг?
Не пытайтесь сразу описать идеальную систему. Важнее увидеть реальные передачи данных, ожидания и ручные проверки. Отдельно отметьте действия, которые сотрудники выполняют в таблицах, почте и мессенджерах.
Выберите узкий первый этап
После этого выберите один узкий участок. Например, не «автоматизировать продажи», а «собирать заявки из трех каналов в одну очередь и уведомлять ответственного». Такой проект проще оценить, запустить и измерить.
Для участка задайте исходный показатель: сколько времени занимает операция, как часто возникают ошибки, сколько заявок остается без ответа. Он поможет проверить результат после запуска.
Не исключайте человека из решений
Автоматизировать стоит повторяемые действия и передачу информации. Решения с неоднозначным контекстом лучше оставить сотруднику, предоставив ему полные данные и понятное уведомление.
Главная цель первого этапа — показать команде, что автоматизация бизнес-процессов помогает, а не усложняет работу. После проверки первого маршрута можно расширять решение на соседние операции.